Общество с ограниченной ответственностью
«СолоДент», г.Санкт-Петербург, 195252,
пр. Науки, 38, Лит. А, Пом. 10-H
Введение: настоящее Положение ООО "СолоДент" в отношении обработки персональных данных (далее - Положение) разработано в соответствии со статьей 18.1 Федерального закона № 152 «О персональных данных» и определяет политику ООО "СолоДент" (далее - организация, медицинская стоматологическая клиника) в отношении информации о субъектах персональных данных, которую организация может обрабатывать при осуществлении установленной в лицензии деятельности.
В документе используются положения следующих нормативных актов:
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок получения, учета, обработки, накопления и хранения документов, содержащих сведения, отнесенных к персональным данным работников предприятия. Под работниками подразумеваются лица, заключившие трудовой договор с организацией.
1.2. Цель настоящего Положения - защита персональных данных работников организации (стоматологической медицинской клиники) от несанкционированного доступа и разглашения. Персональные данные всегда являются конфиденциальной, строго охраняемой информацией.
1.3. Основанием для разработки настоящего Положения являются Конституция Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, другие действующие нормативные правовые акты Российской Федерации.
1.4. Настоящее Положение и изменения к нему утверждаются руководителем организации и вводятся соответствующим приказом. Все работники организации должны быть ознакомлены под роспись с данным Положением и изменениями к нему.
2.1. Персональными данными является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных - определенному или определяемому физическому лицу.
2.2. Состав персональных данных работника:
- анкета;
- автобиография;
- образование;
- сведения о трудовом и общем стаже;
- сведения о предыдущем месте работы;
- сведения о составе семьи;
- паспортные данные;
- сведения о воинском учете;
- сведения о заработной плате сотрудника;
- сведения о социальных льготах;
- специальность;
- занимаемая должность;
- размер заработной платы;
- наличие судимостей;
- адрес места жительства;
- контактный телефон;
- содержание трудового договора;
- содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;
- подлинники и копии приказов по личному составу;
- личные дела и трудовые книжки сотрудников;
- основания к приказам по личному составу;
- дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям;
- копии отчетов, направляемые в органы статистики;
- копии документов об образовании;
- результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;
- фотографии и иные сведения, относящиеся к персональным данным работника (видеозапись);
- рекомендации, характеристики;
- принадлежность лица к конкретной нации, этнической группе, расе;
- привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);
- семейное положение, наличие детей, родственные связи;
- религиозные и политические убеждения (принадлежность к религиозной конфессии, членство в политической партии, участие в общественных объединениях, в том числе в профсоюзе, и др.);
- финансовое положение (доходы, долги, владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.);
- деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
- прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.
Из указанного списка работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора.
2.3. Данные документы являются конфиденциальными. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении 50-ти или 75 лет срока хранения, если иное не определено законом.
|
Трудовой договор с работником |
Отдел персонала (архив) |
75 лет – с завершенным делопроизводства до 2003 г. 50 лет – с завершенным делопроизводством после 2003 г. |
|
Дополнительные соглашения к трудовому договору |
Отдел персонала (архив) |
75 лет – с завершенным делопроизводства до 2003 г. 50 лет – с завершенным делопроизводством после 2003 г |
2.3.1. По истечении 2-х лет с момента увольнения сотрудника, документы и данные в информационных системах переносятся в архив.
Цели сбора и обработки персональных данных субъектов персональных данных
В организации производится обработка персональных данных следующих категорий субъектов персональных данных:
Целями обработки персональных данных работников организации являются:
Целью обработки персональных данных соискателей вакансий организации является заключение трудового договора.
Целями обработки персональных данных уволенных работников организации являются:
Целями обработки персональных данных членов семей работников организации:
Целью обработки персональных данных контрагентов является выполнение договорных обязательств.
3.1. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника соблюдают следующие общие требования:
3.1.1. Обработка персональных данных работника осуществляется исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
3.1.2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель руководствуется Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.
3.1.3. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель сообщает работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
3.1.4. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
3.1.5. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
3.1.6. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
3.1.7. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.
3.1.8. Работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
3.1.9. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.
Работник обязан:
4.1. Передавать работодателю или его представителю комплекс достоверных документированных персональных данных, перечень которых установлен Трудовым кодексом Российской Федерации.
4.2. Своевременно в разумный срок, не превышающий 5 дней, сообщать работодателю об изменении своих персональных данных.
Работник имеет право:
5.1. На полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных.
5.2. На свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные сотрудника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
5.3. На доступ к медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору.
5.4. Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований, определенных трудовым законодательством. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные сотрудника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера сотрудник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
5.5. Требовать извещения работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные сотрудника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
5.6. Обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие работодателя при обработке и защите его персональных данных.
5.7. Определять своих представителей для защиты своих персональных данных.
6.1. Обработка персональных данных работника - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных работника.
6.2. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.
6.3. Работодатель сообщает работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
6.4. Работник представляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, представленные работником, с имеющимися у работника документами. Представление работником подложных документов или ложных сведений при поступлении на работу является основанием для расторжения трудового договора.
6.5. При поступлении на работу работнику предлагается заполнить анкету (перечень вопросов о персональных данных).
6.5.1. Анкета заполняется работником самостоятельно. При заполнении анкеты работник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркиваний, прочерков, помарок в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.
6.5.2 Анкета работника хранится в личном деле работника. В личном деле также хранятся иные документы персонального учета, относящиеся к персональным данным работника.
6.5.3. Личное дело работника оформляется после издания приказа о приеме на работу.
6.5.4. Все документы личного дела подшиваются в обложку образца, установленного в организации. На ней указываются фамилия, имя, отчество работника.
6.5.6. К каждому личному делу может быть приложена одна фотография (цветная или черно-белая) работника размером 3х4.
6.5.7. Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке.
6.5.8. Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.
7.1. При передаче персональных данных работника работодатель соблюдает следующие требования:
- не сообщает персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
- не сообщает персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
- предупреждает лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать конфиденциальность. Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
- разрешает доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
- не запрашивает информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
- передает персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым Кодексом Российской Федерации, и ограничивает эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
Условия обработки персональных данных пациентов (заказчика) и передачи третьим лицам
Организация обрабатывает и хранит персональные данные в соответствии с внутренними нормативными документами, разработанными согласно законодательству РФ.
В отношении персональных данных обеспечивается их конфиденциальность, целостность и доступность. Передача персональных данным третьим лицам для выполнения договорных обязательств осуществляется только с согласия субъектов персональных данных. В случае реорганизации стоматологической медицинской клиники, вновь образованной организации переходят все обязательства по соблюдению условий настоящей Политики применительно к получаемым им персональным данным.
Организация может поручить обработку персональных данных другому лицу при выполнении следующих условий:
При обработке персональных данных субъектов организация руководствуется Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных».
8.1. Внутренний доступ (доступ внутри организации).
Право доступа к персональным данным сотрудника имеют:
- руководитель предприятия – генеральный директор;
- главный бухгалтер;
- управляющий или администратор стоматологической клиники по согласованию с генеральным директором;
- сотрудники бухгалтерии, кадрового делопроизводства, системный администратор, главный врач, старшая медицинская сестра - к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
- сам работник, носитель данных.
8.2. Внешний доступ.
Персональные данные вне организации могут представляться в государственные и негосударственные функциональные структуры:
- налоговые инспекции;
- правоохранительные органы;
- органы статистики;
- страховые агентства;
- военкоматы;
- органы социального страхования;
- пенсионные фонды;
- подразделения муниципальных органов управления.
8.3. Другие организации.
Сведения о работнике (в том числе уволенном) могут быть предоставлены другой организации только с письменного запроса на бланке организации с приложением копии заявления работника.
8.4. Родственники и члены семей.
Персональные данные работника могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого работника.
9.1. В целях обеспечения сохранности и конфиденциальности персональных данных работников организации все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению данной информации выполняются только работниками, осуществляющими данную работу в соответствии со своими служебными обязанностями, зафиксированными в их должностных инструкциях и положениях.
9.2. Ответы на письменные запросы других организаций и учреждений в пределах их компетенции и предоставленных полномочий даются в письменной форме на бланке предприятия и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений о работниках предприятия.
9.3. Передача информации, содержащей сведения о персональных данных работников организации, по телефону, факсу, электронной почте без письменного согласия работника запрещается.
9.4. Личные дела и документы, содержащие персональные данные работников, хранятся в запирающемся кабинете, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа. Трудовые книжки работников хранятся в запирающемся сейфе.
9.5. Персональные компьютеры с паролями, сервер, в которых содержатся персональные данные, защищены паролями с использованием защиты информационных систем.
9.6. Помещения оснащены охранной сигнализацией и системой видеонаблюдения.
10.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
11.1. Ответственным лицом за разглашение информации связанной с персональными данными является генеральный директор, а также должностные лица, допустившие разглашения информации.